F-Gase-Verordnung digitales Logbuch: was 2026 dokumentiert werden muss

Die F-Gase-Verordnung digitales Logbuch-Pflicht hat sich am 11. Marz 2024 verschoben. Die neue Verordnung (EU) 2024/573 hat die alte 517/2014 abgeloest und ruckt die Logbuch-Pflicht ab 5 Tonnen CO2-Aquivalent in den Mittelpunkt der Compliance fuer jeden Kalte-Klima-Fachbetrieb. Fuer Betreiber von Filial-Kalteanlagen, gewerblichen Kuhlhauser und Klimasystemen heisst das: ein Excel- oder Papierlogbuch erfuellt die rechtlichen Anforderungen oft nicht mehr, und VDKF, ZVKKW sowie zustandige Umweltbehoerden prufen bei Audits konkret die Nachvollziehbarkeit der Eintraege.

Dieser Leitfaden erklart, welche Daten Artikel 7 von 2024/573 vorschreibt, ab welcher Fullmenge je Kaltemittel die Pflicht greift, in welcher Frequenz Dichtheitsprufungen durchzufuhren sind und wie Sie ein Papier-Logbuch in ein Modbus-gespeistes digitales Logbuch ueberfuhren, das sich aus den Anlagedaten automatisch befuellt. Beispiele orientieren sich an DACH-Betrieben mit Filial-Kalte (REWE-, Edeka-, Lidl-Format) sowie Industriekalte mit Bitzer-, Bock- oder GEA-Verdichtern.

Wichtigste Punkte

• Unter EU 2024/573 greift die Logbuchpflicht ab 5 t CO2-Aquivalent, was bei R32 bereits ab 7,4 kg Fullmenge gilt und bei R410A ab nur 2,4 kg.
• Das Logbuch enthalt acht Pflichtfelder nach Artikel 7: Kaltemitteltyp und GWP, Fullmenge, hinzugefugte oder entnommene Mengen, Dichtheitsprufungs-Ergebnisse, zertifizierte Person, Anlagenidentifikation, Datum jedes Eingriffs, plus erweiterte Pflichten ab 500 t.
• Modbus-Telemetrie von Carel pCO, Danfoss AK-SM 800A oder Bitzer BEST Reglern liefert Druck- und Temperaturdaten, aus denen Drift-basierte Leckdetektion und automatische Logbuch-Eintraege entstehen.

Was ist ein F-Gase-Logbuch genau?

Ein F-Gase-Logbuch ist die in Artikel 7 der Verordnung (EU) 2024/573 vorgeschriebene Anlagedokumentation, die jeder Betreiber von Kalte-, Klima- oder Warmepumpen-Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen fuhren muss. Die Verordnung selbst spricht von "Aufzeichnungen", in der DACH-Praxis hat sich der Begriff "Logbuch" durchgesetzt, gestutzt durch das VDKF-LEC Tool, das in deutschen Kalte-Klima-Fachbetrieben Quasi-Standard ist.

Zustandig fuer die Aufsicht sind die Landesumweltbehoerden in Deutschland sowie das Umweltbundesamt fuer bundesweite Themen (Quelle: umweltbundesamt.de/themen/klima-energie/fluorierte-treibhausgase-fckw). Die nationale Umsetzung erfolgt ueber die ChemKlimaschutzV (Chemikalien-Klimaschutzverordnung), die das Bundesministerium fuer Umwelt, Klimaschutz, Naturschutz und Verbraucherschutz 2025/2026 als Folge der neuen EU-Verordnung uberarbeitet. Sanktionen sind in der ChemSanktionsV geregelt, die bereits 2024 angepasst wurde.

Ab welcher Fullmenge wird das digitale Logbuch Pflicht?

Die Schwelle liegt bei 5 t CO2-Aquivalent, unabhangig vom Kaltemittel. Da das Global Warming Potential (GWP) je Kaltemittel stark variiert, greift dieselbe Schwelle bei Hoch-GWP-Gasen bereits bei wenigen Kilogramm Fullmenge, wahrend bei naturlichen Kaltemitteln erst bei mehreren hundert Kilogramm Fullmenge die Pflicht entsteht.

Konkret: ein Viessmann Vitocal 250-A Warmepumpensystem mit 1,7 kg R32 (GWP 675) liegt bei 1,1 t CO2-Aq, also unter der Schwelle. Eine Filial-Kalteanlage in einem Edeka-Markt mit 8 kg R410A liegt bereits bei 16,7 t CO2-Aq und damit klar logbuchpflichtig. Eine Industriekalteanlage mit 200 kg R290 (Propan, GWP 3) erreicht nur 0,6 t CO2-Aq und ware allein nach CO2-Aquivalent unter der Schwelle (die Sicherheitsregeln nach DIN EN 378 fur Brandgas sind davon getrennt zu betrachten).

GWP-Werte stammen aus dem IPCC Fifth Assessment Report (AR5), den die Verordnung als Referenz benennt. Fuer den Anlagenmonteur lassen sich Logbuchpflicht und Prufintervall direkt vom Typschild ablesen: Kaltemittelcode plus Fullmenge ergibt eindeutig die CO2-Aq-Klasse.

Welche Inhalte schreibt Artikel 7 vor?

Artikel 7 Abs. 2 von 2024/573 verlangt je Anlage folgende strukturierte Eintragungen. Ein digitales Logbuch muss diese acht Felder reproduzierbar speichern, damit sie bei Behoerden- oder VDKF-Audits zugaenglich sind.

1. 1

   Kaltemitteltyp und GWP

   Handelsname (z.B. R32, R454B), GWP nach AR5, CAS-Nummer bei Gemischen.

2. 2

   Fullmenge bei Inbetriebnahme

   Kilogramm plus berechnetes CO2-Aquivalent. Bei spateren Nachfullungen die Mengen vor und nach Eingriff.

3. 3

   Hinzugefugte und entnommene Mengen

   Pro Serviceeingriff: kg hinzugefugt, kg ruckgewonnen, Herkunft (Neuware, gereinigt, recycelt).

4. 4

   Dichtheitsprufungs-Ergebnisse

   Datum, Methode (Schaumtest, elektronisches Schnuffelgerat, Druck-Monitoring), Befund.

5. 5

   Daten der zertifizierten Person

   Name, Sachkundenachweis-Nummer nach ChemKlimaschutzV, Datum, Betrieb mit Betriebszertifikat.

6. 6

   Anlagenidentifikation

   Standort, Seriennummer, Verdichter- und Kondensator-Typ, Kalteleistung in kW.

7. 7

   Datum und Art jedes Eingriffs

   Reparaturen, Wartung, Inbetriebnahme, Ausserbetriebnahme.

8. 8

   Zusatzpflichten ab 500 t CO2-Aq

   Permanentes Leckage-Erkennungssystem-Logging, jahrlicher Pruferbericht durch unabhangigen Auditor (Art. 5 Abs. 4 und 6 i.V.m. Anhang IV).

Die Kaltetechnik-Monitoring und F-Gase-Compliance Pillar-Seite zeigt, wie diese Felder an ERP-, Service- und Cloud-Plattformen angebunden werden.

Wie haufig sind Dichtheitsprufungen nach 2024/573?

Artikel 5 koppelt die Frequenz der Dichtheitsprufungen an die Anlagengrosse in t CO2-Aq und an das Vorhandensein eines permanenten Leckage-Erkennungssystems. Die Untergrenze bleibt 5 t.

Fur eine Anlage zwischen 5 und 50 t CO2-Aq bedeutet das mindestens alle 12 Monate eine Dichtheitsprufung; mit einem fest installierten Leckage-Erkennungssystem reicht alle 24 Monate. Ab 500 t wird das Leckage-Erkennungssystem zur gesetzlichen Pflicht. Die Verdoppelung gilt nur, wenn das System dauerhaft installiert ist und seine Messwerte ins Logbuch eintragt; ein wahrend der Wartung mitgebrachtes Schnuffelgerat zahlt nicht.

In DACH-Praxis sehen wir drei haufige Fehler bei Audits:

1. Prufintervall wird auf Basis kg Fullmenge berechnet statt auf CO2-Aq.
2. Jahrliche Prufung wird kalendarisch geplant statt vom letzten Prufdatum aus.
3. Leckage-Erkennungssystem wird beansprucht, aber die Messdatensatze fehlen, sodass die Verdoppelung beim Audit nicht anerkannt wird.

Darf ein digitales Logbuch das Papier-Logbuch ersetzen?

Ja. Artikel 7 Abs. 4 der 2024/573 erlaubt die Aufbewahrung "in physischer oder elektronischer Form", solange die Daten dem zustandigen Behoerden auf Anfrage in angemessener Frist zur Verfugung stehen und mindestens fuenf Jahre nach dem letzten Eintrag erhalten bleiben. Das Umweltbundesamt bestatigt diese Lesart in seiner Erlauterung zur Verordnung. VDKF und ZVKKW akzeptieren digitale Logbucher bei Betriebsaudits, vorausgesetzt die folgenden drei Bedingungen sind erfullt:

1. Authentizitat: Jeder Eintrag ist einer Person (Sachkundenachweis-Nummer) und einem nicht ruckwirkend anderbaren Zeitstempel zugeordnet. Audit-Trail oder Append-Only-Log.
2. Verfugbarkeit: Daten konnen binnen 24 Stunden in maschinenlesbarem Format (CSV, PDF, XML) bereitgestellt werden, EU-Serverstandort empfohlen.
3. Funf Jahre Aufbewahrung: Auch nach Ausserbetriebnahme bleiben die Daten lesbar.

Verbreitete digitale Logbucher in DACH sind das VDKF-LEC des Verbandes (vdkf-lec.de) als Quasi-Standard, FGasLog (kaeltemittel-logbuch.de) als SaaS-Alternative, sowie herstellergebundene Tools (Daikin, Viessmann eigene Apps). Keines dieser Tools speist sich automatisch aus den Reglerdaten der Anlage; sie hangen alle an der manuellen Eingabe des Monteurs.

Vom Papier-Logbuch zum Modbus-gespeisten Monitoring

Der echte Gewinn entsteht nicht beim Digitalisieren des Formulars, sondern beim Anbinden der Anlagensteuerung an das Logbuch. Praktisch jeder moderne Kalteanlagen-Regler (Carel pCO, Danfoss AK-SM 800A, Bitzer BEST, Eliwell EWCM) verfugt uber Modbus RTU oder TCP, ueber den Saug- und Hochdruck, Verdichterlaufzeit, Verdampfungstemperatur und Alarmstatus auslesbar sind. Diese Daten speisen zwei Logbuch-Kategorien:

• Dichtheitsnachweis durch Drift-Erkennung: ein langsamer Druckabfall bei konstantem Lastprofil zusammen mit verlangerter Verdichterlaufzeit kundigt ein Leck Wochen vor der naechsten Pflichtprufung an. Diese Drift wird automatisch als pre-alarm im Logbuch verbucht.
• Service-Auslosung: ein Alarmcode am Regler erzeugt automatisch eine offene Logbuch-Zeile, die der Monteur nach Vor-Ort-Eingriff nur noch um Art der Arbeit, kg-Bewegung und seinen Sachkundenachweis ergaenzt.

Was das ein durchschnittlicher Kalte-Klima-Fachbetrieb mit 80 bis 150 Filial-Anlagen liefert: mindestens 30 Minuten pro Anlage und Jahr Einsparung bei der manuellen Logbuchpflege (Quelle: VDKF Jahresbericht 2024), zusatzlich rund 35 Prozent weniger Kaltemittelverlust durch fruhere Lecksdetektion ueber Drift-Monitoring (Quelle: European Commission Impact Assessment 2022 zur 2024/573).

Die ModbusCloud Gateway liest Modbus RTU oder TCP von praktisch jedem Kalteanlagen-Regler aus und leitet die Telemetrie ueber einen ausgehenden TLS-Tunnel an das ModbusCloud-Portal. Siehe auch unsere Modbus-Benachrichtigungen einrichten Anleitung fuer Schwellenwertkonfiguration speziell fuer Leckdetektion.

Sanktionen und VDKF-Audit-Praxis

Die ChemSanktionsV regelt Bussgelder bei Verstoessen gegen die F-Gase-Pflichten. Fehlende oder unvollstandige Logbucher werden mit bis zu 50.000 EUR je Verstoss geahndet (BMUV). VDKF-Mitgliederaudits gehen tiefer als die Behoerdenprufung: sie pruefen, ob die Logbucher intern mit Rechnungen, Kaltemittelbuchhaltung und der jaehrlichen Kaltemittelbilanz uebereinstimmen. Ein digitales Logbuch, das an ERP gekoppelt ist, schliesst diese Konsistenzprufung automatisch.

Per 2025 fuhren in Deutschland etwa 5.500 zertifizierte Kalte-Klima-Fachbetriebe (VDKF und ZVKKW kombiniert) interne Audits durch, die ohne digitales Logbuch praktisch nicht durchfuhrbar sind. Wer aktuell noch mit Excel arbeitet, sollte den Umstieg vor dem naechsten geplanten Audit einplanen, idealerweise im Q3/Q4 wenn die Jahresberichts-Frist am 31. Marz noch weit ist.

Haeufig gestellte Fragen