F-gassenverordening digitaal logboek: wat leg je vast in 2026?

De f-gassenverordening digitaal logboek is sinds 11 maart 2024 een ander beest dan het Excel-bestand dat veel koeltechnische bedrijven nog tot vorig jaar bijhielden. De nieuwe EU-verordening 2024/573 verving de oude 517/2014 en zet de logboekplicht nadrukkelijker neer voor elke installatie vanaf 5 ton CO2-equivalent. Voor een Nederlandse koudetechniek-firma met BRL-100 certificaat betekent dit dat een papieren of versnipperd Excel-logboek juridisch onvoldoende kan zijn, en dat ILT en omgevingsdiensten bij inspectie naar herleidbare, digitaal vastgelegde service-gegevens kijken.

Deze gids legt uit welke informatie het logboek moet bevatten onder artikel 7 van 2024/573, vanaf welke vulling per koudemiddel de plicht ingaat, hoe vaak je lekkagecontroles moet uitvoeren, en hoe je een handmatig logboek omzet naar een Modbus-gevoed digitaal logboek dat zichzelf aanvult. De voorbeelden gaan uit van koeltechniek installateurs en service-firma's die in Nederland werken onder STEK schemabeheer.

Belangrijkste punten

• Onder EU 2024/573 geldt de logboekplicht voor alle apparatuur vanaf 5 ton CO2-equivalent, wat voor R32 al bij 7,4 kg vulling is en voor R410A zelfs bij 2,4 kg.
• Het logboek bevat acht categorieen: koudemiddeltype, hoeveelheid, toegevoegde of afgevoerde kg, lekkagecontroleresultaat, gegevens gecertificeerde technicus, installatie-identificatie, datum servicebeurt, en eventueel aanvullende metingen.
• Een digitaal logboek dat zich automatisch laat vullen met Modbus telemetrie (drukval, temperatuurdrift) vangt lekken sneller en geeft de ILT een verifieerbaar dataspoor.

Wat is een F-gassen logboek precies?

Een F-gassen logboek is de verplichte administratie die elke exploitant van koel-, klimaat- of warmtepompapparatuur moet bijhouden over de gefluoreerde broeikasgassen in zijn installaties. Artikel 7 van Verordening (EU) 2024/573 noemt dit "register", het Nederlandse F-gassenbesluit (Staatsblad 2025, 199) hanteert de termen "register" en "logboek" naast elkaar. In de praktijk komt het neer op een dossier per installatie waarin elke bewerking, controle en lekkage geregistreerd staat zolang het apparaat in bedrijf is, plus minimaal vijf jaar daarna.

Bevoegd gezag voor handhaving zijn de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) voor grote industriele bedrijven en de omgevingsdiensten voor lokale handhaving (bron: iplo.nl/thema/lucht/ozon-en-f-gassen). Schemabeheer voor bedrijfscertificering (BRL-100) en vakbekwaamheid (BRL-200) is ondergebracht bij STEK. Een BRL-100 audit kijkt nadrukkelijk naar de kwaliteit van de logboeken: ontbrekend of inconsistent logboek is een direct intrekkingsrisico voor het certificaat.

Vanaf welke vulling wordt het digitaal logboek verplicht?

De drempel ligt op 5 ton CO2-equivalent, ongeacht het koudemiddeltype. Omdat de Global Warming Potential (GWP) per koudemiddel sterk verschilt, valt diezelfde drempel bij hoog-GWP gassen al bij enkele kilo's vulling, terwijl je voor natuurlijke koudemiddelen pas in de orde van duizenden kilo's logboekplichtig wordt. De NVKL (Nederlandse Vereniging voor Koudetechniek en Luchtbehandeling) wijst er expliciet op dat installateurs deze conversie zelf moeten maken; de verordening schrijft alleen het CO2-equivalent voor.

Concreet: een Daikin Altherma 3 warmtepomp met 1,8 kg R32 (GWP 675) zit op 1,2 ton CO2-eq, dus onder de drempel. Een Mitsubishi Ecodan met 4,5 kg R32 zit op 3,0 ton CO2-eq, nog steeds onder. Maar een kleine commerciele Carel-geregelde koelinstallatie met 3 kg R410A (GWP 2088) zit al op 6,3 ton CO2-eq en is logboekplichtig. Voor R404A is iedere installatie boven 1,3 kg vulling logboekplichtig, en die installaties zijn sinds 2020 voor nieuwbouw beperkt maar in de markt nog veel aanwezig.

GWP-waarden komen uit het IPCC Fifth Assessment Report (AR5), dat de verordening expliciet aanwijst als referentie. Voor de installateur betekent dit dat het type op het typeplaatje (R32, R454B, R410A) plus de vulhoeveelheid kg automatisch het antwoord geeft of een logboek nodig is.

Wat moet er in een F-gassen logboek staan?

Artikel 7 lid 2 van EU 2024/573 schrijft per installatie het volgende voor. Een digitaal logboek moet deze velden gestructureerd vastleggen zodat ze bij audit reproduceerbaar zijn.

1. 1

   Koudemiddeltype en GWP

   Vermeld het exacte handelstype (bv R32, R454B), het GWP volgens AR5, en het CAS-nummer voor blends.

2. 2

   Vulhoeveelheid bij ingebruikname

   Vul in kg, plus het bijbehorend CO2-equivalent. Bij latere bijvullingen die voor of na servicebeurt.

3. 3

   Toegevoegde en afgevoerde hoeveelheden

   Per servicebeurt: kg toegevoegd, kg teruggewonnen, herkomst (virgin, gereinigd, gerecycled).

4. 4

   Lekkagecontroleresultaten

   Datum, methode (zeepoplossing, elektronisch sniffer, drukval-monitoring), bevindingen.

5. 5

   Gegevens gecertificeerde technicus

   Naam, BRL-200 certificaatnummer, datum, bedrijf met BRL-100 nummer.

6. 6

   Installatie identificatie

   Locatie, serienummer, type compressor en condensor, koelvermogen.

7. 7

   Datum en aard van iedere servicebeurt

   Reparaties, onderhoud, ingebruikname, buitendienststelling.

8. 8

   Aanvullende vereisten bij grotere installaties

   Boven 500 ton CO2-equivalent: lekdetectie-systeem logging, jaarlijks rapport door onafhankelijk auditor (artikel 5 lid 4 en 6).

De koeltechniek monitoring en F-gassen compliance pillar van ModbusCloud gaat dieper in op hoe deze acht categorieen aan ERP-, service- en cloud-platformen koppelen.

Hoe vaak moet je lekkagecontroles uitvoeren?

Artikel 5 van EU 2024/573 koppelt de lekkagecontrole-frequentie aan de installatie-grootte in ton CO2-equivalent en aan de aanwezigheid van een vast lekdetectie-systeem. De ondergrens voor verplichte periodieke controle ligt op dezelfde 5 ton drempel.

Voor een installatie tussen 5 en 50 ton CO2-eq is dat dus minstens elke 12 maanden, of 24 maanden als er een vast lekdetectie-systeem aanwezig is. Boven 500 ton wordt de detectie een wettelijke eis, niet langer optie. Het halveren van de inspectiefrequentie geldt alleen als het lekdetectie-systeem permanent geinstalleerd is en de meetwaarden vastgelegd worden in het logboek. Een tijdelijke sniffer bij service telt niet.

In de praktijk zien we drie veelgemaakte fouten bij Nederlandse koudetechniek bedrijven:

1. De controlefrequentie wordt gerekend op fysieke kilo's in plaats van CO2-eq.
2. De jaarlijkse controle wordt op kalenderbasis ingepland in plaats van vanaf de vorige controledatum.
3. Het lekdetectie-systeem wordt aangevoerd om halvering te krijgen, maar de logging ontbreekt zodat ILT die halvering bij audit niet accepteert.

Mag een digitaal logboek het papieren logboek vervangen?

Ja. Artikel 7 lid 4 van 2024/573 stelt expliciet dat de gegevens "in fysieke of elektronische vorm" mogen worden bewaard, zolang ze raadpleegbaar zijn op verzoek van het bevoegd gezag binnen redelijke termijn en gedurende minimaal vijf jaar na laatste vermelding. STEK volgt dezelfde lijn voor BRL-100 audits. In de praktijk vraagt ILT bij inspectie steeds vaker om een export uit het digitaal logboek in plaats van een papieren map.

Er zijn drie voorwaarden waaraan een digitaal logboek moet voldoen om als gelijkwaardig aan papier te tellen:

1. Authenticiteit: elke entry is herleidbaar naar een persoon (BRL-200 certificaatnummer) en een datum die niet achteraf aanpasbaar is. Audit-trail of immutable log.
2. Beschikbaarheid: de gegevens kunnen binnen 24 uur na verzoek beschikbaar worden gesteld in machineleesbaar formaat (CSV, PDF). Bron-server in EU is gangbaar.
3. Vijf jaar bewaartermijn: ook na buitendienststelling van de installatie blijven de gegevens raadpleegbaar.

Veelgebruikte digitale logboeken in NL zijn vendor-specifiek (Daikin Digitaal Logboek, daikin.nl/logboek), generiek SaaS (digitaallogboek.com), of geintegreerd in de service-software (ECI Inventive, climatools.nl). Geen van deze tools koppelt vanzelf aan de installatie zelf; ze blijven afhankelijk van handmatige invoer door de monteur.

Van handmatig naar Modbus-gevoed digitaal logboek

De grote winst zit niet in het digitaliseren van het invulformulier, maar in het koppelen van de regelaar van de koel- of warmtepompinstallatie aan het logboek. Vrijwel elke moderne koelregelaar (Carel pCO, Danfoss AK-SM 800A, Bitzer BEST, Eliwell EWCM) heeft een Modbus RTU of TCP interface waarop drukken, temperaturen, compressor-runtime en alarmstatus uitleesbaar zijn. Die data zijn precies de input voor twee categorieen logboek-entries:

• Lekdetectie-evidence: een geleidelijke drukval op zuig- en persdruk in combinatie met een verhoogde compressor-runtime kondigt een lek aan, vaak weken voor de volgende verplichte handmatige controle.
• Service-aanleiding: een alarmcode op de regelaar wordt automatisch een open logboekregel die de monteur na zijn bezoek alleen nog hoeft af te ronden met type werk, kg toegevoegd of afgevoerd, en zijn certificaatnummer.

Wat dit oplevert voor een doorsnee BRL-100 firma met 80 tot 150 commerciele koelinstallaties in beheer: per installatie minimaal 30 minuten per jaar besparing op handmatige logboek-bijwerking (bron: VDKF Jahresbericht 2024 voor DACH, 30 procent lagere administratie-tijd is gangbaar; NL bedrijven rapporteren vergelijkbare cijfers). Daarbij komt een gemiddeld 35 procent lager koudemiddelverlies omdat lekken eerder gedetecteerd worden via drift-monitoring (bron: European Commission impact assessment 2022 voor 2024/573).

De ModbusCloud Gateway leest Modbus RTU of TCP van vrijwel elke koelregelaar uit en routeert de telemetrie via een outbound TLS tunnel naar het ModbusCloud portaal. Zie ook onze Modbus alerts instellen gids voor de instelling van drempels die specifiek voor lekdetectie werken.

Boetes en STEK-implicaties

De Wet economische delicten classificeert ontbrekend of onvolledig F-gassen logboek als categorie 4 overtreding. Voor rechtspersonen is dat tot EUR 22.500 boete per overtreding (artikel 6 Wet economische delicten). De ILT publiceerde in 2024 dat ze bij ongeveer 18 procent van de geinspecteerde koeltechniek bedrijven een logboek-tekortkoming aantrof, waarvan eenderde tot waarschuwing leidde en de rest tot bestuurlijke boete.

STEK BRL-100 audits gaan een laag dieper: niet alleen of de logboeken bestaan, maar of ze intern consistent zijn met facturen, koudemiddeladministratie en de jaarlijkse koudemiddelbalans die bedrijven moeten kunnen overleggen. Een digitaal logboek dat aan ERP gekoppeld is, sluit deze cirkel automatisch. Per 1 januari 2025 hebben gecertificeerde bedrijven (rond 2.500 in NL volgens het STEK Jaarverslag 2024) verplichte interne audits op koudemiddel-administratie die zonder digitaal logboek vrijwel niet uitvoerbaar zijn.

Veelgestelde vragen