Teammitglieder und Rollen

Jedes Teammitglied meldet sich mit einem eigenen Konto an und hat eine Rolle in Ihrer Organisation. Die Rolle bestimmt, welche Schaltflächen es sieht und was es ändern darf.

Was Sie brauchen

• Die Rolle Eigentümer oder Administrator in Ihrer Organisation. Andere Rollen sehen Teammitglieder nicht unter Einstellungen.
• Die E-Mail-Adresse des Kollegen, den Sie einladen.

Was jede Rolle darf

Wer die Organisation erstellt, ist der Eigentümer. Die Tabelle zeigt, was jede Rolle im Portal darf.

Wählen Sie für jemanden aus Ihrem Kundenkreis nie Nur lesen. Diese Rolle gilt für alles in Ihrer Organisation, also auch für die Gateways Ihrer anderen Kunden. Soll ein Kunde mitschauen, teilen Sie ein Dashboard per Link. Wer sonst noch auf Ihre Daten zugreifen kann, steht unter Wo Ihre Daten liegen und wer darauf zugreifen kann.

Kollegen einladen

Die Anleitung wird geladen.

Ihr Kollege erhält eine E-Mail mit einem Link. Über diesen Link erstellt er ein Konto oder meldet sich an, wenn er schon eines hat.

1. Teammitglieder öffnen

   Gehen Sie zu Einstellungen > Teammitglieder.

2. Einladung starten

   Klicken Sie auf Benutzer einladen. Das Fenster Benutzer einladen öffnet sich.

3. E-Mail-Adresse eingeben

   Geben Sie bei E-Mail-Adresse die Adresse Ihres Kollegen ein.

4. Rolle wählen

   Wählen Sie bei Rolle die Rolle, zum Beispiel Techniker. Eigentümer steht nur in der Liste, wenn Sie selbst Eigentümer sind.

5. Einladung senden

   Klicken Sie auf Einladung senden. Die Einladung steht jetzt unter Ausstehende Einladungen, in der Spalte Läuft ab mit dem Datum, bis zu dem der Link gilt.

Nach der Annahme steht Ihr Kollege unter Mitglieder. Ein Konto gehört zu genau einer Organisation. Ist Ihr Kollege schon Mitglied einer anderen Organisation, kann er die Einladung nicht annehmen. Wie er sein Konto absichert, steht unter Anmeldung und Konto absichern.

Beitrittscode erstellen

Mit einem Beitrittscode schließt sich ein Kollege selbst an, ohne Einladungsmail. Sie wählen die Rolle vorab und geben ihm einen Code aus 6 Zeichen.

1. Neuen Code starten

   Klicken Sie auf der Seite Teammitglieder unter Beitrittscodes auf Code generieren. Das Fenster Neuer Beitrittscode öffnet sich.

2. Rolle wählen

   Wählen Sie bei Rolle die Rolle Administrator, Techniker oder Nur lesen.

3. Code generieren

   Klicken Sie auf Code generieren. Der Code steht jetzt in der Liste, mit der Rolle und dem Datum bei Läuft ab.

4. Code kopieren

   Klicken Sie auf den Code. Das Portal kopiert ihn und meldet Code kopiert.

5. Code weitergeben

   Geben Sie den Code an Ihren Kollegen weiter. Er trägt ihn nach dem Erstellen seines Kontos bei Ich habe einen Beitrittscode ein.

Ein Code ist 30 Tage gültig und funktioniert einmal. Es können 20 Codes gleichzeitig aktiv sein. Einen Code, den Sie nicht mehr brauchen, widerrufen Sie mit dem Papierkorb hinter dem Code. Was Ihr Kollege danach tut, steht unter Anmelden und Organisation erstellen.

Zugriffsanfrage bearbeiten

Ein Kollege, der selbst ein Konto erstellt, kann bei Ich suche das Konto meines Kollegen Zugriff anfragen. Er gibt dort die E-Mail-Adresse des Eigentümers ein. Die Anfrage steht dann bei Teammitglieder unter Zugriffsanfragen. Gibt er eine andere Adresse ein, kommt keine Anfrage an.

1. Anfrage öffnen

   Klicken Sie unter Zugriffsanfragen bei der Anfrage auf Genehmigen. Das Fenster Zugriff gewähren öffnet sich.

2. Rolle wählen

   Wählen Sie bei Rolle die Rolle Ihres Kollegen.

3. Zugriff gewähren

   Klicken Sie auf Genehmigen. Ihr Kollege erhält eine E-Mail und steht jetzt unter Mitglieder.

Möchten Sie die Anfrage nicht zulassen, klicken Sie auf Ablehnen. Der Antragsteller erhält dazu eine E-Mail. Der Eigentümer bekommt jede Anfrage auch per E-Mail, mit einer Schaltfläche je Rolle und einer zum Ablehnen. Eine Anfrage, die niemand bearbeitet, läuft nach 7 Tagen ab.

Einladung widerrufen oder erneut senden

Einladungen, die noch gelten, stehen unter Ausstehende Einladungen. Einladungen mit abgelaufenem Link stehen unter Abgelaufene Einladungen.

Eine Einladung widerrufen Sie mit dem Papierkorb hinter der Einladung. Der Link in der E-Mail funktioniert danach nicht mehr. Ist die E-Mail einer ausstehenden Einladung nicht angekommen, widerrufen Sie die Einladung und laden Ihren Kollegen erneut ein.

Eine abgelaufene Einladung senden Sie mit dem runden Pfeil hinter der Einladung erneut. Ihr Kollege erhält eine neue E-Mail, und die Einladung steht wieder unter Ausstehende Einladungen. Die abgelaufene Zeile bleibt stehen, bis Sie sie widerrufen.

Rolle ändern

Eine neue Rolle wählen Sie in der Liste Mitglieder. Das Portal speichert sie, sobald Sie sie wählen.

1. Teammitglieder öffnen

   Gehen Sie zu Einstellungen > Teammitglieder.

2. Rollenliste öffnen

   Klicken Sie unter Mitglieder in der Zeile des Teammitglieds in der Spalte Rolle auf die Rolle.

3. Neue Rolle wählen

   Wählen Sie Administrator, Techniker oder Nur lesen. Das Portal meldet Rolle aktualisiert.

Die Rolle des Eigentümers ist in der Liste festgelegt. Ein anderes Teammitglied wird Eigentümer über eine Einladung mit der Rolle Eigentümer.

Teammitglied entfernen

Ein Teammitglied, das Sie entfernen, verliert sofort den Zugang zu Ihrer Organisation.

1. Teammitglieder öffnen

   Gehen Sie zu Einstellungen > Teammitglieder.

2. Entfernen starten

   Klicken Sie unter Mitglieder in der Zeile des Teammitglieds auf den Papierkorb. Das Fenster Mitglied entfernen? öffnet sich.

3. Entfernen bestätigen

   Klicken Sie auf Entfernen. Das Portal meldet Mitglied entfernt.

Den Eigentümer können Sie nicht entfernen. In seiner Zeile gibt es keinen Papierkorb.