Teamleden en rollen

Elk teamlid logt in met een eigen account en heeft één rol in je organisatie. De rol bepaalt welke knoppen hij ziet en wat hij mag wijzigen.

Wat je nodig hebt

• De rol Eigenaar of Beheerder in je organisatie. Andere rollen zien Teamleden niet onder Instellingen.
• Het e-mailadres van de collega die je uitnodigt.

Wat elke rol mag

Wie de organisatie aanmaakt, is de eigenaar. De tabel laat zien wat elke rol in het portaal mag.

Kies voor iemand van je klant nooit Alleen lezen. Die rol geldt voor alles in je organisatie, dus ook voor de gateways van je andere klanten. Wil je een klant laten meekijken, deel dan een dashboard via een link. Wie er verder bij je data kan, staat in Waar je data staat en wie erbij kan.

Collega uitnodigen

De uitleg wordt geladen.

Je collega krijgt een mail met een link. Via die link maakt hij een account aan, of hij logt in als hij er al een heeft.

1. Teamleden openen

   Ga naar Instellingen > Teamleden.

2. Uitnodiging starten

   Klik op Gebruiker uitnodigen. Het venster Gebruiker uitnodigen opent.

3. E-mailadres invullen

   Vul bij E-mailadres het adres van je collega in.

4. Rol kiezen

   Kies bij Rol de rol, bijvoorbeeld Technicus. Eigenaar staat alleen in de lijst als je zelf eigenaar bent.

5. Uitnodiging versturen

   Klik op Uitnodiging versturen. De uitnodiging staat nu onder Openstaande uitnodigingen, met in de kolom Verloopt de datum tot wanneer de link werkt.

Na het accepteren staat je collega onder Leden. Een account hoort bij één organisatie. Is je collega al lid van een andere organisatie, dan kan hij de uitnodiging niet accepteren. Hoe hij zijn account beveiligt, staat in Inloggen en je account beveiligen.

Join-code aanmaken

Met een join-code sluit een collega zich zelf aan, zonder uitnodigingsmail. Je kiest de rol vooraf en geeft hem een code van 6 tekens.

1. Nieuwe code starten

   Klik op de pagina Teamleden onder Join-codes op Code genereren. Het venster Nieuwe join-code opent.

2. Rol kiezen

   Kies bij Rol de rol Beheerder, Technicus of Alleen lezen.

3. Code genereren

   Klik op Code genereren. De code staat nu in de lijst, met de rol en de datum bij Verloopt.

4. Code kopiëren

   Klik op de code. Het portaal kopieert hem en meldt Code gekopieerd.

5. Code doorgeven

   Geef de code aan je collega. Hij vult hem na het aanmaken van zijn account in bij Ik heb een join-code.

Een code is 30 dagen geldig en werkt één keer. Er kunnen 20 codes tegelijk actief zijn. Een code die je niet meer nodig hebt, trek je in met de prullenbak achter de code. Wat je collega daarna doet, staat in Inloggen en je organisatie aanmaken.

Toegangsverzoek afhandelen

Een collega die zelf een account aanmaakt, kan toegang vragen bij Ik zoek het account van mijn collega. Hij vult daar het e-mailadres van de eigenaar in. Het verzoek staat dan bij Teamleden onder Toegangsverzoeken. Vult hij een ander adres in, dan komt er geen verzoek binnen.

1. Verzoek openen

   Klik onder Toegangsverzoeken bij het verzoek op Goedkeuren. Het venster Toegang verlenen opent.

2. Rol kiezen

   Kies bij Rol de rol van je collega.

3. Toegang verlenen

   Klik op Goedkeuren. Je collega krijgt een mail en staat nu onder Leden.

Wil je het verzoek niet toestaan, klik dan op Weigeren. De aanvrager krijgt daarover een mail. De eigenaar krijgt elk verzoek ook per mail, met een knop per rol en een knop om te weigeren. Een verzoek dat niemand afhandelt, verloopt na 7 dagen.

Uitnodiging intrekken of opnieuw versturen

Uitnodigingen die nog gelden, staan onder Openstaande uitnodigingen. Uitnodigingen waarvan de link is verlopen, staan onder Verlopen uitnodigingen.

Een uitnodiging trek je in met de prullenbak erachter. De link in de mail werkt daarna niet meer. Is de mail van een openstaande uitnodiging niet aangekomen, trek de uitnodiging dan in en nodig je collega opnieuw uit.

Een verlopen uitnodiging stuur je opnieuw met het ronde pijltje erachter. Je collega krijgt een nieuwe mail en de uitnodiging staat weer onder Openstaande uitnodigingen. De verlopen regel blijft staan tot je hem intrekt.

Rol wijzigen

Een nieuwe rol kies je in de lijst Leden. Het portaal slaat hem op zodra je hem kiest.

1. Teamleden openen

   Ga naar Instellingen > Teamleden.

2. Rollijst openen

   Klik onder Leden in de rij van het teamlid op de rol in de kolom Rol.

3. Nieuwe rol kiezen

   Kies Beheerder, Technicus of Alleen lezen. Het portaal meldt Rol bijgewerkt.

De rol van de eigenaar staat vast in de lijst. Een ander teamlid wordt eigenaar via een uitnodiging met de rol Eigenaar.

Teamlid verwijderen

Een teamlid dat je verwijdert, verliest direct de toegang tot je organisatie.

1. Teamleden openen

   Ga naar Instellingen > Teamleden.

2. Verwijderen starten

   Klik onder Leden in de rij van het teamlid op de prullenbak. Het venster Lid verwijderen? opent.

3. Verwijderen bevestigen

   Klik op Verwijderen. Het portaal meldt Lid verwijderd.

De eigenaar kun je niet verwijderen. In zijn rij staat geen prullenbak.